Как да направим Slack по-малко досаден и по-продуктивен за работа

Заместител, докато действията на статията се зареждат

Ръсел Хандорф казва има един звук, който не би се изненадал да чуе в кошмарите си: безпогрешната четка за почукване от приложението за чат на работното място Slack.

Хандорф, инженер в базирана в Сан Франциско технологична компания, казва, че получава поне хиляда известия на ден в различни канали и работни пространства на Slack. Толкова е свикнал да получава известия от Slack, че когато приложението Slack на съпругата му звъни от дома, той изпитва интуитивна реакция.

„Това е като звук от изгасване на батерия на детектор за дим“, казва той.

Но Хандорф признава, че не е направил достатъчно проучване за превключването на настройките на Slack.

Хандорф не е сам. По време на пандемията повече хора разчитаха на цифрови комуникационни услуги като Slack, за да си сътрудничат и да общуват с колегите си. Повече от две години по-късно те се превърнаха в обичайни инструменти на работното място. Slack е едно от четирите най-добри приложения за съвместна работа на работното място, заедно с приложенията на Microsoft, Google и Zoom, според данни на изследователската фирма IDC. Но много потребители на Slack се оплакват, че постоянните сигнали, подтикнати от директни съобщения до коментари в групови чатове до споменаване на имената им, са създали чувство за неотложност и стрес. А някои казват, че това води до „умора от уведомяване“ като работници опитайте се да следите разговорите в различни канали и групи.

Но хората могат да намерят известно облекчение с няколко ощипвания. И ако всичко друго се провали, експертите на работното място казват, че потребителите винаги могат да разчитат на нискотехнологичното решение: изключете устройството си.

Ето няколко начина, по които работниците могат да направят Slack по-малко хаотичен.

Един от най-лесните начини да следите разговорите е да организирате страничната си лента, която се появява от лявата страна на екрана и ви помага да навигирате в канали, директни съобщения, споменавания и теми.

„Искаме повече хора да бъдат на щастливо място“, каза Хайме ДеЛанге, старши директор на продуктовия мениджмънт на Slack. „Но първо трябва да се уверим, че не са… пингвани от колеги цял ден или нямат неуправляеми списъци с канали.“

Можете да сортирате каналите (щракнете върху трите точки до „канали“) по азбучен ред, по скорошна активност или приоритет, което поставя най-използваните канали в горната част на списъка. Можете също да щракнете с десния бутон върху конкретен канал и да изберете „преместване в нова секция“, за да групирате свързани канали заедно. Например, потребителите може да искат отделни секции за канали, свързани със забавление, вътрешни комуникации или екипни проекти.

Заглушаване, поставяне на пауза или задаване на часове за известия

Заглушаването на каналите и разговорите, както и задаването на часове за уведомяване също могат да помогнат за намаляване на стреса.

Можете да промените общите си настройки за уведомяване, намиращи се в „Предпочитания“. Превключете настройките, така че да бъдат предупреждавани само за директни съобщения или когато се споменават имена или конкретни ключови думи, или алтернативно изберете да не получавате предупреждения изобщо.

Можете да коригирате едни и същи настройки — минус посочване на ключови думи — за отделни канали, които също могат да бъдат заглушени. Заглушените канали ще паднат под каналите, които получават някои или всички известия. Те също така ще останат сиви вместо да стават удебелени, когато има нови съобщения.

Часовете за не безпокойте позволяват на потребителите да задават дни и часове, през които не искат известия. През това време Slack ще показва малко „z“ до имената на потребителите, за да сигнализира на другите, че не са достъпни. Потребителите също така имат опцията да „поставят на пауза известията“ или да актуализират статусите си за избран период от време във всеки един момент.

И накрая, можете да промените звука на чукащата четка на други опции, включително „дън“, „плинк“ или глас, който казва „хумус“, в предпочитанията за известия. Можете също да зададете специфични звуци, за да разграничите различните видове известия.

Интегрирайте приложения, така че да се синхронизират

Slack предлага списък с приложения, които могат да бъдат интегрирани в неговата услуга, като Zoom и Webex, софтуер за маркетинг и продажби HubSpot и календари от Google и Microsoft. Интеграциите могат да помогнат на потребителите да управляват множество услуги и да държат колегите си в течение какво се случва.

Можете да стартирате Zoom среща от Slack или да видите кой участва в Zoom разговора в Slack, преди да се присъедините. Интегрирането на вашия работен календар в Slack автоматично ще актуализира вашия статус, за да се показва кога сте на планирани срещи.

Потребителите могат също да автоматизират някои задачи.

Работниците, които редовно се нуждаят от специфична информация, могат да създават автоматизирани въпроси или съобщения, за да образоват колегите си какво е необходимо. Например, ИТ работниците може да искат да знаят какъв е проблемът, нивото на неговата спешност и други технически подробности. В този случай те могат да създадат работен процес, представен със символ на светкавица, за да отведат хората до формуляр за ИТ заявка в Slack.

„Ако … хората публикуват много обратна връзка … и тя никога няма цялата правилна информация, това създава много шум“, каза DeLanghe. „С конструктора на работния процес можете да го насочите към една рамка.“

Можете да настроите персонализирани съобщения, които колегите да получават, когато се присъединят към канал, и да зададете автоматизирани ежедневни напомняния за редовни срещи.

Използвайте преки пътища за по-бърза навигация

Slack предлага няколко клавишни комбинации, които могат да направят навигацията по-бърза, когато различни работни пространства и разговори ви уведомяват.

За да прескачате бързо между разговори, въведете command + K на Mac или control + K на Windows и въведете името или канала на човек. И можете да превключвате между работни пространства с няколко преки пътища.

  • На Mac, за да отидете до предишно работно пространство в списък, натиснете command + shift + [. On Windows, hit Control + shift + tab.
  • To go to the next workspace on a Mac, press command + shift + ]. За Windows натиснете Control + Tab.
  • За да преминете към конкретно работно пространство на Mac, натиснете команда + числата от едно до девет, които ще бъдат обвързани с реда, в който са изброени работните пространства. Въвеждането на номер едно ще отиде до първото работно пространство. За да направите същото в Windows, въведете control + номера на работното пространство.

Одитирайте колко време отделяте

Работниците трябва да разберат как използват своите технологии, за да извлекат най-доброто от тях, казват експерти, които изучават стреса и технологиите на работното място.

Минди Шос, доцент по психология в Университета на Централна Флорида, препоръчва да направите одит на времето за седмица или две, за да видите къде прекарвате времето си. Коригирайте, ако е необходимо.

„Как използвате Slack? Когато пристигнат тези съобщения, дават ли ви почивка, помагат ли ви или ви причиняват болка в стомаха? Това може да означава, че трябва да направите промяна“, каза тя.

Това може да означава да се обърнете към нормите на екипа – може би само определени съобщения са спешни – или да се правите на разположение само в определени моменти, каза Шос. Тя също така каза, че работниците трябва да са наясно, когато проверяват своя Slack – това ли е последното нещо, което гледате преди лягане – и какъв ефект може да има това върху нивата на стрес. Създайте правила за себе си, които ще ви помогнат да управлявате по-добре технологиите и работата си, каза тя.

Имайте предвид, че също се нуждаете от време, за да се възстановите и да се откъснете от работа – нещо, което някои работници намират за по-трудно в хибридни и отдалечени работни среди.

Адам Чати, гостуващ сътрудник от Харвардското училище по обществено здравеопазване TH Chan, каза, че работниците, които не си дават достатъчно време за прекъсване на връзката, може да страдат от нещо, наречено „техно стрес“, което всъщност може да ги направи по-малко ангажирани и продуктивни. За да се предотврати това, той предлага да се определят периоди от време за пълно прекъсване на връзката с работата и технологиите на работното място. Отделете време за почивка, което може да повиши енергията.

„Ако винаги сме свързани, ще бъдем толкова стресирани“, каза той. Работниците трябва да положат усилия да „спрат работа и да се отпуснат“.